Welche KI kann Rechnungen erstellen? Die ehrliche Antwort

KI kann entwerfen, der Betrieb verantwortet die Rechnung

KI kann Rechnungsentwürfe schreiben, aber keine Ordnungsmäßigkeit garantieren. Ein Chatfenster allein sichert weder eindeutige Nummern noch richtige Steuerbehandlung und Aufbewahrung. Daraus folgt kein gesetzliches KI-Verbot: § 14 UStG regelt Angaben und Form der Rechnung. Entscheidend ist der gesamte Ablauf, nicht der Name des Schreibwerkzeugs.

Meine Empfehlung: Das Rechnungsprogramm führt Nummern, Stammdaten und Belege. KI formuliert Beschreibungen und markiert offene Angaben. Verbundene Systeme können diese Schritte automatisieren, brauchen aber dieselben Kontrollen. Auch gekaufte Software muss zum Geschäft passen und richtig eingerichtet sein.

Dieser Beitrag sortiert, was Sie tatsächlich brauchen, wo KI im Rechnungslauf hilft und was ein falscher Steuerausweis kostet. Für die Gegenrichtung, also eingehende Rechnungen, steht der Ablauf in unserer Anleitung zur KI in der Rechnungsprüfung.

Zehn Punkte prüfen eine reguläre Rechnung

Die Prüfliste beginnt mit der Art der Rechnung. § 14 Absatz 4 UStG enthält die folgenden Angaben; einzelne Punkte gelten nur im genannten Fall. Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Kleinunternehmerrechnungen nach § 34a UStDV haben besondere Regeln. Fehlende Angaben können den Vorsteuerabzug gefährden, bedeuten aber nicht pauschal dessen endgültigen Verlust. Für eine reguläre Rechnung prüfen Sie:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und dem Kunden.
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum.
• Eine fortlaufende Nummer, die Sie genau einmal vergeben.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er dem Ausstellungsdatum entspricht; bei E-Rechnungen im vorgesehenen strukturierten Feld.
• Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt; vorab vereinbarte Minderungen, soweit noch nicht berücksichtigt.
• Steuersatz und Steuerbetrag, bei Steuerfreiheit ein Hinweis darauf.
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers in den Fällen des § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG.
• Das Wort Gutschrift, wenn der Kunde selbst abrechnet.

Die fortlaufende Nummer ist der harte Teil

Eine Nummer braucht ein verlässliches Register. § 14 Absatz 4 Nummer 4 UStG verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer; mehrere Nummernkreise sind möglich. Lassen Sie die Nummer aus dem führenden System kommen, statt sie frei generieren zu lassen. Plausibel ist keine Nummernverwaltung.

Auch Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. § 146 Absatz 4 AO verbietet Änderungen, die den ursprünglichen Inhalt oder den Änderungszeitpunkt unklar lassen. Überschreiben Sie deshalb versandte Belege nicht einfach. Bewahren Sie Original und Berichtigung getrennt und eindeutig zugeordnet auf.

Die Aufbewahrung ist die dritte Aufgabe: § 14b Absatz 1 UStG sieht grundsätzlich acht Jahre vor, beginnend mit dem Ende des Ausstellungsjahres. Prüfen Sie Export, Lesbarkeit und Wiederauffindbarkeit Ihres Archivs. Ein gespeicherter Chat ersetzt diesen Ablauf nicht.

Falsch ausgewiesene Steuer kann teuer werden

Ein falscher Steuerausweis kann eine zusätzliche Steuerschuld auslösen. § 14c UStG unterscheidet verschiedene Fälle. Der Betrag auf der Rechnung ist deshalb keine harmlose Textentscheidung. Steuerart und Steuersatz kommen aus freigegebenen Stammdaten, nicht aus einer Vermutung des Modells.

Ein fiktiver Fall: Ein Betrieb nutzt die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, stellt aber 24 Rechnungen an Geschäftskunden für deren Unternehmen über jeweils 800 Euro zuzüglich 19 Prozent aus. Die nachgerechnete Summe beträgt 24 × 800 × 0,19 = 3.648 Euro ausgewiesene Steuer. Das Beispiel zeigt die Größenordnung eines Fehlers, keinen Kundenfall und keine automatische Folge für jeden Empfänger.

Das BMF-Schreiben zur Kleinunternehmerregelung ordnet einen solchen Steuerausweis seit 2025 § 14c Absatz 1 zu. Bei tatsächlich ausgeführten Leistungen an Endverbraucher gilt laut BMF eine Ausnahme. Die Berichtigung gehört deshalb in fachkundige Hände; der Empfängertyp und der konkrete Vorgang entscheiden über die Behandlung.

Die E-Rechnungspflicht hat Fristen und Ausnahmen

Ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. § 14 Absatz 1 UStG verlangt maschinenlesbare Daten; ein hybrides ZUGFeRD-Dokument kann dagegen einen PDF-Sichtteil und passende XML-Daten verbinden. Ein Dateiname allein beweist kein gültiges Format.

Laut BMF-FAQ müssen inländische Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht. Bei erfassten Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen läuft die allgemeine Übergangsfrist bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Dauerhafte Ausnahmen bleiben bestehen, etwa für Kleinunternehmer, bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro. „Ab 2027 immer XML“ wäre deshalb falsch.

Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC-WL. KoSIT beschreibt die maschinelle Prüfung von Format und Geschäftsregeln. Diese Prüfung bestätigt jedoch nicht, dass die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Drei Stellen, an denen KI im Rechnungslauf hilft

KI unterstützt Sprache und Vorprüfung. Das Rechnungsprogramm bleibt führend für freigegebene Werte und Belege. Drei Aufgaben bieten sich an:

• Leistungsbeschreibung: Aus Stundenzetteln einen überprüfbaren Entwurf erstellen, etwa „vier Stunden Wartung an Anlage A im September“ statt „Diverses“. Menge und Leistung müssen zu den Nachweisen passen.
• Übersetzung: Dieselbe Leistungsbeschreibung für Auslandskunden, mit Ihrem Fachwortschatz als Vorgabe.
• Vorprüfung: Die KI markiert fehlende oder widersprüchliche Angaben. Die zuständige Person gleicht Treffer mit dem Original ab; ein fehlerfreier KI-Bericht ist keine steuerliche Freigabe.

Der Prompt, der prüft statt erfindet

Die Vorprüfung bekommt eine klare Grenze. Verwenden Sie zunächst einen erfundenen Beleg. Echte Daten gehören nur in ein dafür freigegebenes Werkzeug. Der folgende Prompt sammelt Fundstellen; Steuersätze, Nummern und Ergebnisse werden danach anhand der Belege und fester Rechenregeln geprüft.

„Prüfe diesen Rechnungsentwurf, ohne ihn zu ändern. Erstelle zu den Angaben aus § 14 Absatz 4 UStG eine Tabelle: Angabe, Fundstelle, OFFEN oder GEFUNDEN. Prüfe den Leistungszeitpunkt auch bei gleichem Rechnungsdatum. Markiere bedingte Angaben gesondert. Vereinfache die Liste nach § 33 UStDV nur bei höchstens 250 Euro Gesamtbetrag und bestätigtem Ausschluss von Umsätzen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Bei unklarer Rechnungsart, Kleinunternehmerregelung oder Steuerbehandlung: OFFEN. Erfinde keine Nummern oder Angaben. Liste Zahlenwidersprüche zur Prüfung mit festen Rechenregeln. Gib keine Versandfreigabe.“

Den Umgang mit Kundendaten im Prompt klärt unser Beitrag zum Schwärzen vor dem KI-Prompt; das zugehörige Werkzeug steht unter Prompt schwärzen kostenlos bereit.

Ein Rechnungsprogramm kann klein anfangen

Ein kostenloser Einstieg kann wenige Rechnungen abdecken. sevdesk nennt drei Rechnungen im Monat einschließlich XRechnung und ZUGFeRD im Gratistarif. Beim Tarif Rechnung stehen regulär 11,90 Euro pro Monat bei monatlicher und 9,90 Euro bei jährlicher Zahlung, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Ohne Aktionsrabatt ergibt das 142,80 beziehungsweise 118,80 Euro netto im Jahr. Bei angenommenen 19 Prozent sind 118,80 × 1,19 = 141,37 Euro brutto bei Jahreszahlung fällig.

Das ist ein Preisbeispiel, keine Garantie gegen Steuerfehler. Bei höchstens drei Rechnungen monatlich würde ich zuerst die Gratisstufe mit einem Musterbeleg prüfen. Für mehr Volumen zählt auch, ob Sonderfälle, Export und Ablage passen. Ein kostenpflichtiger Tarif nimmt Ihnen die Prüfung der Steuerbehandlung nicht ab.

Wer die Vorstufe sauber bekommen will, findet den Ablauf in unserer Anleitung zu Angeboten mit KI. Für den Umbau des gesamten Belegwegs lohnt ein Blick in unsere Leistungen zur Prozessautomatisierung.

Häufige Fragen zur Rechnungserstellung mit KI

Die Werkzeugwahl ersetzt keine Prüfung. Diese drei Antworten trennen Text, Format und Aufbewahrung:

• Darf ChatGPT eine Rechnung schreiben? Es kann einen Entwurf liefern. Entscheidend sind richtige Angaben, zulässiges Format und ordnungsgemäßer Umgang mit dem Beleg. Lassen Sie diese Schritte außerhalb der freien Textgenerierung kontrollieren.
• Reicht eine Word-Vorlage? Wo eine sonstige Rechnung zulässig ist, kann sie als Ausgangspunkt dienen. Für Kleinbetragsrechnungen gelten die Angaben und Ausnahmen des § 33 UStDV; eine Rechnungsnummer gehört dort nicht zu den vier Mindestangaben. Aufbewahrung bleibt erforderlich.
• Kann KI eine XRechnung erzeugen? XML lässt sich generieren. Ein Validator prüft technische Regeln; fachlich richtige Angaben und tatsächliche Leistungen müssen trotzdem geprüft werden. Nicht jedes Rechnungsprogramm enthält denselben Prüfungsumfang.

Der nächste Schritt für diese Woche

Nehmen Sie einen Musterbeleg und bestimmen Sie zuerst die Rechnungsart. Prüfen Sie dann die dafür geltenden Angaben, den Nummernablauf und die Ablage. Für eine erforderliche E-Rechnung gehört anschließend ein Testexport mit Formatprüfung dazu.

Fehlt dagegen etwas, ändern Sie zuerst die Vorlage und erst danach den Ablauf. Wer nicht sicher ist, welche der drei Pflichten im eigenen Haus wacklig ist, kann dafür eine Erstberatung anfragen.