KI-Kompetenz nachweisen: Vorlage für Mitarbeitende

Der Nachweis beginnt mit dem tatsächlichen Einsatz

Ein brauchbarer Nachweis beschreibt die Arbeit mit den eingesetzten Werkzeugen. Wer nur einen Schulungstitel und acht Unterschriften ablegt, kann später kaum erkennen, ob Angebotstexte, Kundengespräche oder Personalentscheidungen Thema waren. Halten Sie deshalb zuerst fest, welche Aufgaben die Beschäftigten übernehmen und an welchen Stellen Fehler Folgen hätten.

Die Vorlage zum Ausfüllen verbindet diese Bestandsaufnahme mit den durchgeführten Maßnahmen und ihren Belegen. Sie kann als Übersicht dienen und auf Unterlagen verweisen. Die Dokumentation ersetzt dabei weder die Anleitung noch das Üben: Ein ordentlich beschrifteter Ordner hat noch niemandem eine falsche KI-Antwort erklärt.

Artikel 4 verlangt Maßnahmen passend zum Einsatz

Artikel 4 betrifft Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderte Artikel verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Dabei zählen technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, Schulung, Einsatzkontext und betroffene Personen. Ein bestimmtes individuelles Kompetenzniveau muss nach diesem Wortlaut nicht garantiert werden.

Die Fragen und Antworten der EU-Kommission ergänzen: Ein Zertifikat ist nicht erforderlich; interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Anleitungen sind möglich. Die Kommission nennt kein einheitliches Schulungsformat. Auch das Übernehmen ihrer Praxisbeispiele begründet keine automatische Vermutung der Einhaltung. Daraus lässt sich weder eine feste Minutenzahl noch eine ausreichende Seitenzahl ableiten.

Drei Fragen bestimmen den Schulungsbedarf

Der Betrieb ordnet den Bedarf nach Aufgaben. Unsere praktische Empfehlung ist eine kurze Bestandsaufnahme mit den Personen, die KI nutzen oder ihre Ergebnisse freigeben. Gehen Sie einen konkreten Arbeitsvorgang gemeinsam durch, bevor Sie die Schulung planen.

• Was macht die Person mit welchem System? Unterscheiden Sie etwa Textentwurf, Freigabe eines Angebots und Einrichtung eines automatischen Ablaufs. Halten Sie auch fest, welche Rolle der Betrieb beim jeweiligen System hat.
• Was weiß die Person bereits? Fragen Sie nach bisherigen Werkzeugen und Erfahrungen. Lassen Sie an einem Beispiel erklären, wie eine erfundene Angabe erkannt und geprüft wird; das ist eine praktische Planungshilfe, keine hier behauptete gesetzliche Prüfungspflicht.
• Was könnte schiefgehen, und wen trifft es? Notieren Sie beispielsweise falsche Preise, unerlaubte Dateneingaben oder ungeprüfte Zusagen. Leiten Sie daraus Lerninhalte, zuständige Ansprechpersonen und Freigabeschritte ab.

Vorlage: KI-Kompetenz der Mitarbeitenden dokumentieren

Die Vorlage verbindet Maßnahmen mit ihrem Anlass. Kopieren Sie die folgenden Felder in Ihr internes Dokument und füllen Sie sie für den konkreten Einsatz aus. Verlinkte Anlagen dürfen ausführlicher sein; dieses Muster ist ein Ausgangspunkt und kein behördlich bestätigter Nachweis.

• Stand und Verantwortung: [Datum], [verantwortliche Rolle oder Person], [Kontakt für Fragen].
• System und Einsatz: [Werkzeug und relevante Version], [Aufgabe], [erlaubte Nutzung], [ausgeschlossene Nutzung].
• Rolle des Betriebs: [Rolle beim jeweiligen System und Grundlage der Einordnung].
• Beteiligte Personen: [Namen oder nachvollziehbare Teilnehmerliste], [Tätigkeiten], [gegebenenfalls externe Personen im Auftrag des Betriebs].
• Ausgangslage: [bisherige Kenntnisse, Erfahrung, relevante Ausbildung und Schulungen], [konkret festgestellter Lernbedarf].
• Risiken und Betroffene: [mögliche Fehler], [betroffene Personen], [Kontrollen und Freigaben].
• Durchgeführte Maßnahmen: [Datum und tatsächliche Dauer], [Inhalte], [anleitende Person], [verwendete Beispiele und Materialien].
• Praktische Anwendung: [bearbeitete Aufgabe], [besprochene Fehler], [noch offene Fragen].
• Belege: [Teilnahmebestätigung], [Ablage der Unterlagen], [geltende Nutzungsregel mit Versionsdatum].
• Weitere Schritte: [noch nötige Anleitung], [verantwortliche Person], [Termin], [Anlass für eine erneute Durchsicht].

Ein ausgefülltes Beispiel macht offene Punkte sichtbar

Das Beispiel zeigt einen erfundenen Handwerksbetrieb. Zwei Beschäftigte entwerfen im freigegebenen Chatwerkzeug Angebotstexte aus anonymisierten Stichpunkten; die Büroleitung gibt die fertigen Angebote frei. Der Betrieb hält fest, dass eine Person das Werkzeug bereits nutzt und die andere neu beginnt. Diese Angaben dienen nur der Veranschaulichung.

• Bedarf: Beide sollen erfundene Leistungsangaben erkennen; die neue Person übt zusätzlich die Dateneingabe. Preise stammen aus der freigegebenen Preisliste.
• Maßnahme am 02.10.2026: Gemeinsame Bearbeitung eines Musterangebots und Vergleich mit der Ausgangsliste. Unterlagen und tatsächliche Teilnahme werden abgelegt.
• Beobachtung: Ein zusätzlich erfundener Liefertermin wird im Übungsentwurf markiert und entfernt. Die Freigabe erfolgt erst nach dem Abgleich von Leistung, Preis und Termin.
• Offener Punkt: Die neue Person kann eine Rückfrage noch nicht selbstständig formulieren. Die Büroleitung plant eine weitere Übung vor dem nächsten eigenständigen Entwurf.

Eine Einweisung arbeitet mit echten Aufgaben

Die Anleitung verbindet Regeln mit einem überschaubaren Arbeitsvorgang. Für Angebotstexte würden wir einen bewusst fehlerhaften Entwurf, die richtigen Ausgangsdaten und die betriebliche Nutzungsregel nebeneinanderlegen. Besprechen Sie, welche Angaben fehlen, was das Werkzeug ergänzt hat und wer vor dem Versand entscheidet. Eine passende Arbeitsgrundlage ist unsere KI-Nutzungsrichtlinie mit sechs kopierbaren Regeln; sie legt den erlaubten Alltagseinsatz und den Meldeweg bei Fehlern fest.

• Werkzeug und Grenzen: Zeigen Sie die freigegebene Anwendung und erklären Sie an einem Beispiel, warum eine flüssige Antwort trotzdem falsch sein kann.
• Daten: Legen Sie fest, welche Angaben im gewählten System verarbeitet werden dürfen. Üben Sie den Umgang mit Platzhaltern anhand der Anleitung zum Schwärzen von Kundendaten vor dem Prompt.
• Prüfung: Nutzen Sie den Prompt und die Prüfcheckliste für Angebote, um den Entwurf mit den belegten Angaben abzugleichen.
• Fehler und Rückfragen: Lassen Sie die Teilnehmenden den Stopp- und Meldeweg praktisch durchspielen. Halten Sie unbeantwortete Fragen mit Zuständigkeit fest.

Der Umfang folgt den Aufgaben und Risiken

Unterschiedliche Tätigkeiten brauchen unterschiedlich tiefe Anleitung. Wer Texte entwirft, übt andere Schritte als jemand, der Schnittstellen einrichtet oder KI-Vorschläge für Personalentscheidungen verwendet. Unser Muster konzentriert sich auf Textentwürfe mit menschlicher Freigabe. Es deckt weder jede Anwendung noch weitere Pflichten für bestimmte Systeme ab.

Bei sensiblen Entscheidungen, automatischen Aktionen oder einem unklar eingeordneten System empfehlen wir zuerst fachkundige Unterstützung bei Einsatz und Risiken. Auch für ein kleines Büro kann eine externe Schulung sinnvoll sein, wenn intern niemand die Anwendung erklären oder Fehler zuverlässig besprechen kann. Wählen Sie nach passendem Inhalt und Übungsmöglichkeiten; eine bestimmte Kurslänge ist kein Qualitätssiegel.

Der Nachweis bleibt Teil des Arbeitsablaufs

Die Dokumentation wird bei Änderungen wieder aufgeschlagen. Neue Werkzeuge, andere Aufgaben, neue Beschäftigte und auffällige Fehler sind praktische Anlässe, den Lernbedarf erneut anzusehen. Tragen Sie bereits erledigte Maßnahmen getrennt von geplanten Schritten ein. Eine geplante Schulung ist noch keine durchgeführte.

Wir würden die Vorlage zusammen mit der Einführung des ersten Ablaufs ausfüllen. Der Beitrag zum ersten Test eines KI-Ablaufs hilft, Zuständigkeiten und Grenzen festzulegen; unsere Leistungen zu internen KI-Abläufen beschreiben die mögliche Unterstützung. Diese praktische Orientierung ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Für die Einführung des Systems behandelt unsere Gesprächskarte zur KI-Betriebsvereinbarung die Beteiligung des Betriebsrats getrennt vom Schulungsnachweis.

Häufige Fragen zum Nachweis der KI-Kompetenz

Reicht eine Seite? Sie kann eine Übersicht bilden, die auf weitere Belege verweist. Entscheidend ist, ob Maßnahmen, Bedarf und offene Punkte nachvollziehbar erfasst sind; die Seitenzahl allein beantwortet das nicht.

Müssen alle denselben Kurs besuchen? Für die Planung spricht viel dafür, nach Aufgaben und Vorkenntnissen zu unterscheiden. Im Beispiel üben beide Beschäftigten die Angebotsprüfung; die neue Person erhält zusätzliche Anleitung zur Eingabe.

Was ist mit externen Personen? Artikel 4 nennt auch Personen, die im Auftrag des Betriebs mit Betrieb und Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Ordnen Sie daher auch diesen Tätigkeiten die passende Anleitung und Dokumentation zu.

Wie fangen wir an? Nehmen Sie eine tatsächlich genutzte Anwendung, füllen Sie die ersten sechs Felder der Vorlage aus und vereinbaren Sie die daraus folgende praktische Einweisung mit der zuständigen Person.